Regulamin świadczenia usług

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z witryny willow-mongoose.com oraz świadczenia usług archiwizacyjnych przez willow-mongoose.

Usługodawca:

willow-mongoose
ul. Marszałkowska 84/92
00-514 Warszawa, Polska
E-mail: [email protected]

Korzystanie z witryny oraz usług świadczonych przez willow-mongoose oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.

2. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca – willow-mongoose, prowadzący działalność gospodarczą pod wskazanym adresem.
• Klient – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z usług Usługodawcy.
• Witryna – strona internetowa dostępna pod adresem willow-mongoose.com.
• Usługi – usługi archiwizacyjne świadczone przez Usługodawcę, w tym audyt archiwum, digitalizacja, wdrożenie systemów zarządzania dokumentami, konsultacje, szkolenia oraz archiwizacja zewnętrzna.
• Umowa – umowa o świadczenie usług zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem.

3. Zasady korzystania z witryny

Korzystanie z witryny jest dobrowolne i bezpłatne. Użytkownik zobowiązuje się do:

• Korzystania z witryny w sposób zgodny z obowiązującym prawem, normami społecznymi oraz postanowieniami niniejszego Regulaminu
• Niepodejmowania działań zakłócających funkcjonowanie witryny
• Nieumieszczania treści o charakterze bezprawnym
• Niekopiowania treści bez zgody Usługodawcy, chyba że jest to dozwolone przez przepisy prawa

4. Zakres usług

Usługodawca świadczy następujące usługi:

• Audyt archiwum korporacyjnego – kompleksowa ocena stanu dokumentacji firmowej z identyfikacją problemów i rekomendacjami usprawnień
• Digitalizacja i katalogowanie – przekształcenie archiwów papierowych w cyfrową bazę z systemem wyszukiwania
• System zarządzania dokumentami – wdrożenie oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów
• Konsultacje archiwizacyjne – doradztwo w zakresie organizacji archiwum i zgodności z przepisami
• Szkolenia dla pracowników – warsztaty z zakresu efektywnego zarządzania dokumentacją
• Archiwizacja zewnętrzna – bezpieczne przechowywanie dokumentów w profesjonalnym magazynie

Szczegółowy zakres, sposób realizacji oraz wynagrodzenie za usługi określane są indywidualnie w umowie zawieranej z Klientem.

5. Zawarcie umowy

Proces zawarcia umowy o świadczenie usług przebiega następująco:

• Klient przesyła zapytanie za pośrednictwem formularza kontaktowego, e-mail lub w inny sposób
• Usługodawca kontaktuje się z Klientem w celu omówienia szczegółów
• Usługodawca przedstawia ofertę zawierającą zakres usług, harmonogram realizacji oraz cenę
• Po akceptacji oferty strony podpisują umowę
• Realizacja usługi rozpoczyna się po podpisaniu umowy i uiszczeniu ewentualnej zaliczki

6. Ceny i płatności

Ceny usług przedstawione na stronie mają charakter orientacyjny. Ostateczna cena określana jest indywidualnie w ofercie i umowie.

Ceny obejmują:

• Wartość netto usługi
• Podatek VAT według obowiązującej stawki

Płatności mogą być realizowane w następujących formach:

• Przelew bankowy na wskazany rachunek
• Płatność gotówką (w siedzibie Usługodawcy, po wcześniejszym umówieniu)

Termin płatności określony jest w umowie lub na fakturze. W przypadku opóźnienia w płatności Usługodawca może naliczyć odsetki ustawowe za zwłokę.

7. Realizacja usług

Usługodawca zobowiązuje się do:

• Świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z zasadami wiedzy i doświadczenia
• Dotrzymania uzgodnionych terminów realizacji
• Informowania Klienta o postępach w realizacji projektu
• Zachowania poufności dokumentów i danych Klienta

Klient zobowiązuje się do:

• Przekazania niezbędnych informacji i materiałów wymaganych do realizacji usługi
• Zapewnienia dostępu do pomieszczeń i dokumentacji (jeśli dotyczy)
• Współpracy z Usługodawcą w zakresie niezbędnym do prawidłowej realizacji usługi
• Terminowego regulowania należności

8. Prawa autorskie i własność intelektualna

Wszelkie treści zamieszczone na witrynie, w tym teksty, grafiki, zdjęcia, logotypy, są chronione prawem autorskim i stanowią własność Usługodawcy lub podmiotów trzecich, które udzieliły licencji.

Kopiowanie, rozpowszechnianie lub inne wykorzystywanie treści bez zgody Usługodawcy jest zabronione.

W ramach świadczenia usług Usługodawca może tworzyć opracowania, raporty, dokumentacje. Prawa do tych materiałów określa umowa zawarta z Klientem.

9. Odpowiedzialność

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w granicach określonych przez obowiązujące przepisy prawa.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• Szkody wynikające z nieprawidłowego lub niezgodnego z Regulaminem korzystania z witryny
• Przerwy w dostępności witryny spowodowane konserwacją, aktualizacją lub przyczynami niezależnymi od Usługodawcy
• Szkody powstałe na skutek działania osób trzecich (np. ataki hakerskie)
• Utratę danych spowodowaną działaniem lub zaniechaniem Klienta

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta będącego przedsiębiorcą ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia należnego za daną usługę.

10. Reklamacje

Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą świadczonych usług. Reklamację należy zgłosić na adres e-mail: [email protected] lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.

Reklamacja powinna zawierać:

• Dane Klienta (imię, nazwisko, adres, numer umowy)
• Opis problemu
• Oczekiwania Klienta

Usługodawca rozpatrzy reklamację w terminie do 14 dni roboczych od jej otrzymania i udzieli odpowiedzi na wskazany adres.

11. Rozwiązanie umowy

Umowa może zostać rozwiązana:

• Z dniem wykonania usługi
• Za porozumieniem stron w dowolnym czasie
• Z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia, jeśli umowa przewiduje taką możliwość
• Ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia postanowień umowy przez drugą stronę

W przypadku rozwiązania umowy przed zakończeniem realizacji usługi, Klient zobowiązany jest do zapłaty za dotychczas wykonane prace.

12. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych Klientów określone są w Polityce prywatności oraz Informacji RODO.

Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem.

13. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności:

• Kodeks cywilny
• Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną
• Ustawa o prawach konsumenta (w stosunku do Klientów będących konsumentami)

Ewentualne spory wynikające z realizacji umów będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów dotyczących właściwości sądu.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O wprowadzonych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani poprzez umieszczenie informacji na stronie głównej witryny. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie w terminie 14 dni od daty ich publikacji.

Zmiany Regulaminu nie dotyczą umów zawartych przed dniem wejścia w życie zmian.

14. Kontakt